MultiLab
Manual de Usuario

Manual de Usuario MultiLab

Esta guía reúne los datos clave de operación para el laboratorio, con el objetivo de centralizar la información necesaria para el uso cotidiano del sistema, sin introducir módulos nuevos ni alterar la estructura existente.

El contenido describe de forma clara los roles reales del sistema, el funcionamiento del Panel principal (dashboard), la gestión de usuarios, las reservas de espacios, el manejo de materiales y los procesos de préstamo asociados. A lo largo del manual se hace énfasis en ejemplos prácticos y pasos concretos que permiten comprender los límites y responsabilidades de cada rol dentro del flujo operativo.

Asimismo, se detallan los estados críticos de los procesos —Pendiente, Aprobada, En uso y Finalizada— y se explica qué ocurre cuando los materiales son reportados en mantenimiento o cuando existen préstamos vencidos. El manual incluye orientaciones específicas para el registro de nuevos materiales, garantizando que estos procedimientos se realicen sin afectar la estructura actual del sistema.

Se establece la relación entre reservas e inventario mediante el uso conjunto de equipos y la gestión del Aula B202, y se explican los mensajes que el sistema presenta al usuario junto con su significado operativo. Además, se ofrecen recomendaciones de uso diario, buenas prácticas y puntos de control que ayudan a mantener la consistencia y el orden en la operación del laboratorio.

El contenido está orientado a la operación real del laboratorio universitario y se mantiene alineado con la evolución del sistema, respetando las migraciones vigentes. Se invita a consultar esta guía antes de tomar decisiones críticas o comunicar excepciones, ya que el Panel principal permite visualizar alertas y solicitudes de forma inmediata.

Finalmente, se describen situaciones habituales relacionadas con reservas y préstamos, se aclaran las condiciones de devolución y mantenimiento, y se resalta la importancia de coordinar inventario y reservas para evitar duplicados. También se enfatiza la trazabilidad como elemento clave para auditorías futuras, se recomienda revisar el Panel principal antes de responder solicitudes y se recuerda que las acciones concretas deben ejecutarse desde los módulos especializados. En caso de dudas menores, se sugiere consultar el apartado de preguntas frecuentes (FAQ).

Sección 1 · ¿Qué es este manual?

Propósito y alcance

Este manual concentra instrucciones operativas reales del laboratorio MultiLab, sin suponer módulos nuevos ni funciones ajenas al sistema.

Qué es

Una guía por roles, estados y flujos cotidianos; explica el «qué», el «para qué» y el «cómo» detrás de cada módulo habilitado.

Para qué sirve

Alinear comportamientos operativos, evitar decisiones contradictorias y facilitar la trazabilidad de reservas, préstamos y auditorías.

Cómo usar esta guía

  1. 1. Identifica tu rol principal y lee su tarjeta en la sección de roles.
  2. 2. Antes de operar, confirma los requisitos de acceso, el Panel principal y las secciones de gestión de usuarios para conocer permisos.
  3. 3. Usa el índice en el lateral o el desplegable móvil para saltar entre reservas, materiales, préstamos y auditoría.
  4. 4. Si surge una duda operativa, consulta el FAQ al final para respuestas rápidas.

Nota

Si alguna operación falla, revisa primero si tiene relación con permisos de tu rol antes de escalar con soporte.

Recomendación

Organiza tus tareas por módulos: primero reservas, luego préstamos y finalmente cierres/ auditorías para mantener la coherencia.

Error común

Saltar pasos de validación causa duplicados. Siempre verifica disponibilidad antes de confirmar reservas o préstamos.

Sección 2 · Acceso

Requisitos e ingreso

2.1 Requisitos

  • • Cuenta institucional activa asociada a uno de los cuatro roles permitidos.
  • • Navegador moderno actualizado (Chrome, Edge, Safari, Firefox) y conexión estable.
  • • Leer el aviso de privacidad y términos antes de aceptar el primer inicio de sesión.

Sugerencia

Mantén tus credenciales resguardadas. Usa el administrador de contraseñas de la institución si tienes acceso.

2.2 Ingreso a la plataforma

  1. Accede a la URL principal del laboratorio y haz clic en "Ingresar".
  2. Introduce tu correo institucional y la contraseña correspondiente.
  3. Si el sistema solicita autenticación adicional, completa el factor solicitado (correo, celular, etc.).
  4. Selecciona el rol correcto si el sistema muestra varias opciones y presiona "Entrar".

Error probable

Si el usuario aparece bloqueado, consulta con el Super Administrador para reactivar permisos antes de reclamar el acceso.

Sección 3 · Roles

Capacidades y flujos por rol

Los cuatro roles disponibles (Super Administrador, Administrador Auxiliar, docente y estudiante) están descritos en esta sección. Cada rol aparece con lo que puede hacer, lo que debe evitar y los flujos típicos dentro de la plataforma.

Rol

Super Administración

Lidera el ecosistema MultiLab y mantiene la visibilidad de reservas, préstamos y solicitudes.

Qué puede hacer

  • • Ver el panel principal y los resúmenes de actividad global en tiempo real.
  • • Revisar, aprobar o rechazar solicitudes y préstamos con fundamentos claros.
  • • Editar perfiles y asignar auxiliares para equilibrar cargas operativas.
  • • Supervisar inventario en riesgo y activar alertas de auditoría cuando sea necesario.

Qué no puede hacer

  • • No se debe reservar el Aula B202 directamente en nombre de docentes.
  • • No puede crearse un quinto rol fuera de los cuatro autorizados.

Flujos típicos

  1. 1 Abre el módulo de solicitudes pendientes y anota observaciones antes de decidir.
  2. 2 Actualiza un perfil con datos corregidos y deja constancia en la sección de auditoría.
  3. 3 Coordina con un Administrador Auxiliar para validar niveles de stock antes de responder a un préstamo masivo.

Rol

Administrador Auxiliar

Ejecuta tareas tácticas: aprueba préstamos, registra devoluciones y coordina reservas del laboratorio.

Qué puede hacer

  • • Crear y confirmar reservas del Aula B202 solicitadas por docentes.
  • • Aprobar préstamos tras validar stock y condiciones del ítem.
  • • Registrar devoluciones, movimientos de materiales y ajustes de inventario.

Qué no puede hacer

  • • No puede revertir decisiones de un Super Administrador sin respaldo documental.
  • • No realiza cambios en la estructura de roles o migraciones del sistema.

Flujos típicos

  1. 1 Recibe una solicitud de reserva, revisa la disponibilidad y la aprueba con fechas concretas.
  2. 2 Aprueba un préstamo confirmando que la unidad solicitada está disponible y en buen estado.
  3. 3 Registra el ingreso de nuevos materiales con código interno y observa el stock mínimo.

Rol

Docente

Organiza clases y eventos solicitando espacios y materiales clave para las actividades académicas.

Qué puede hacer

  • • Solicitar la reserva del Aula B202 con objetivos, horarios y materiales de apoyo.
  • • Pedir préstamos de proyectores, portátiles o periféricos para clases especiales.
  • • Consultar su propio historial de préstamos y devoluciones.

Qué no puede hacer

  • • No aprueba ni rechaza solicitudes de otros usuarios.
  • • No registra materiales nuevos ni edita inventario.

Flujos típicos

  1. 1 Describe el propósito de la reserva, fechas y número de estudiantes antes de enviarla.
  2. 2 Selecciona los materiales específicos y justifica el préstamo con la unidad académica.
  3. 3 Confirma la devolución indicando la condición del equipo y responde a observaciones del Administrador Auxiliar.

Rol

Estudiante

Solicita materiales de apoyo y monitorea el estado de sus préstamos personales.

Qué puede hacer

  • • Solicitar préstamos de materiales disponibles para actividades prácticas.
  • • Consultar el historial propio de préstamos, devoluciones y sanciones.
  • • Recibir notificaciones sobre vencimientos y regularizaciones.

Qué no puede hacer

  • • No puede reservar el Aula B202 ni modificar perfiles de otros usuarios.
  • • No aprueba ni rechaza solicitudes ajenas.

Flujos típicos

  1. 1 Escoge el material necesario, explica el uso académico y envía el préstamo.
  2. 2 Sigue las indicaciones de devolución para evitar estados vencidos o sanciones.

Sección 4 · Panel principal

Panel principal operativo

El Panel principal ofrece el pulso operativo de MultiLab: muestra solicitudes recientes, préstamos activos y alertas de inventario. La información se puede usar para priorizar acciones urgentes.

Qué ver

  • • Tarjetas con número de reservas pendientes y préstamos vencidos.
  • • Indicadores de stock crítico de materiales y equipos.
  • • Accesos rápidos a solicitudes por rol y unidades.

Cómo usarlo

  1. Identifica bloqueos (íconos rojos o alertas) y asigna responsables.
  2. Revisa el historial rápido para saber si una solicitud se repite.
  3. Utiliza los botones en cada tarjeta para ingresar directamente a reservas, materiales o préstamos.

Recomendación

Actualiza la página si sospechas que los datos están desincronizados (no confíes solo en el caché).

Error común

Tomar decisiones solo vía correo; siempre consulta el Panel principal antes de aprobar o rechazar.

Nota

El panel es lectura. Las acciones concretas se realizan desde los módulos específicos.

Sección 5 · Gestión de usuarios

Super Administrador monitorea y actúa

Solo los Super Administradores tienen acceso completo a todo el ciclo de usuarios: ver listados, revisar solicitudes pendientes y editar datos.

5.1 Ver usuarios

Listado completo

  1. Filtra por rol, unidad, estado o palabra clave para acotar los resultados.
  2. Revisa columnas clave como último acceso y estado de la última solicitud.
  3. Utiliza el botón de exportar si necesitas compartir un reporte con otros equipos.
Error común: intentar editar desde otro módulo. Solo desde esta vista puedes hacer cambios masivos.

5.2 Ver solicitudes pendientes

Aprobar o rechazar

  1. Consulta la columna "Causa" y el rol que realiza la solicitud.
  2. Valida documentos adjuntos o notas antes de decidir.
  3. Usa los botones de acción para aprobar, rechazar o pedir más información y agrega una nota.

Recomendación

No cierres la ventana después de rechazar; guarda una captura del motivo por si el usuario recurre.

5.3 Editar usuario

Actualizaciones responsables

  1. Busca el perfil y abre el formulario de edición.
  2. Modifica campos permitidos (correo alternativo, unidad, estado) y documenta el motivo.
  3. Guarda los cambios y observa el registro en auditoría para confirmar el ajuste.
Nota: Los cambios no autorizados se registran. Aplica solo a usuarios con respaldo del comité académico.

Sección 6 · Reservas Aula B202

Solicitar y entender estados

6.1 Solicitar reserva (Docente / Administrador Auxiliar)

  1. Elige Aula B202 y completa la fecha, hora de inicio y hora de finalización.
  2. Detalla el propósito académico, el número estimado de asistentes y los materiales requeridos.
  3. Envía la solicitud y espera la confirmación del auxiliar, quien validará conflicto de horario y equipos.
Error común: enviar varias solicitudes iguales. Espera respuesta antes de crear otra.

6.2 Estados de la reserva

Pendiente

La solicitud está en revisión. Un Administrador Auxiliar debe responder.

Aprobada

El espacio quedó reservado y aparece en el calendario.

En uso

La sesión está activa y el aula debe figurar como ocupada.

Finalizada

El evento concluyó y el aula vuelve a estar disponible.

Cancelada

La reserva se anuló; no genera historial activo.

Sección 7 · Gestión de materiales

Inventario y registros

7.1 Consulta de inventario

  1. Filtra por categoría (Computadores, Portátiles, Periféricos, etc.) o por unidad para ver disponibilidad.
  2. Revisa los códigos internos, seriales, estados (Disponible, En préstamo, Mantenimiento) y stock mínimo.
  3. Reporta a un Administrador Auxiliar si detectas discrepancias entre el stock real y el registrado.

Recomendación

Prioriza ítems en bajo stock para alertas tempranas y planifica reposiciones.

7.2 Registro de materiales (Administrador Auxiliar / Super Administrador)

  1. Selecciona la categoría correcta, asigna código único y registra el serial si aplica.
  2. Define la unidad de ubicación (Lab B201, Almacén, Sala Multimedia, etc.) y agrega proveedor u origen.
  3. Introduce stock inicial y stock mínimo; guarda para que el sistema actualice alertas.
Error común: duplicar materiales con códigos distintos. Verifica antes de guardar.

Sección 8 · Préstamos de materiales

Solicitud, aprobación y devolución

8.1 Solicitar préstamo

  1. Elige el material, ajusta la cantidad requerida y describe el uso académico.
  2. Elige fechas de inicio y devolución, y agrega notas adicionales si vas a trabajar con grupos.
  3. Envía la solicitud; el estado aparecerá como "Pendiente" hasta que un Administrador Auxiliar la revise.
Nota: los estudiantes solo ven sus propios préstamos; los docentes pueden solicitar y recibir confirmación.

8.2 Aprobación de préstamos (Administrador Auxiliar)

  1. Verifica que el material solicitado esté marcado como "Disponible" y que exista stock suficiente.
  2. Revisa si el usuario tiene préstamos vencidos o pendientes antes de aprobar nuevos ítems.
  3. Confirma la aprobación; el crédito quedará con estado "Activo" hasta que se registre la devolución.

Recomendación

Documenta observaciones si el equipo prestado está en condiciones especiales o si se aplica una prórroga.

8.3 Devolución de materiales

  1. El Administrador Auxiliar recibe el material, verifica la condición física y actualiza la fecha de devolución.
  2. Marca el préstamo como "Devuelto" y actualiza el stock disponible en el inventario.
  3. Si el material llega dañado, genera una nota en auditoría y notifica al Super Administrador para seguimiento.
Error común: olvidar cerrar el préstamo. Siempre verifica que el estado cambie de "Activo" a "Devuelto".

Sección 9 · Historial y auditoría

Trazabilidad de acciones

Cada acción crítica (reservas, préstamos, devoluciones, ediciones de usuario) queda registrada con fecha, rol y motivo. La sección de historial permite filtrar por tipo, rango de fechas o usuario.

  • • Filtra por módulo para ver solo préstamos, solo reservas o solo registros de inventario.
  • • Usa el buscador para encontrar auditorías por usuario o número de documento.
  • • Nota: los registros no se borran; son fundamentales para auditorías posteriores.

Recomendación

Exporta informes cortos cuando cierres una jornada de trabajo para mantener evidencia consolidada.

Sección 10 · Cierre de sesión

Cerrar sesión con seguridad

Finaliza cada sesión en MultiLab para mantener la seguridad institucional, especialmente si trabajas en equipos compartidos.

  1. Verifica que no queden tareas pendientes (reservas por aprobar, préstamos por devolver, notas en usuarios).
  2. Haz clic en el botón "Cerrar sesión" ubicado en el menú superior derecho.
  3. Confirma que la sesión cerró y cierra la pestaña del navegador si estás en una computadora pública.

Consejo

Activa la opción de recordarme solo en tu equipo personal y usa la verificación de dos pasos si está habilitada.

Sección 11 · Recomendaciones finales

Checklist de buenas prácticas

Administradores

  • • Revisa solicitudes cada mañana y deja notas claras.
  • • Coordina con docentes antes de aprobar reservas largas.
  • • Documenta cambios en usuarios en la auditoría.

Docentes

  • • Reserva con antelación y detalla el uso académico.
  • • Solicita préstamos de materiales completos y devuelve todo con etiquetas intactas.
  • • Usa el historial para recordar fechas de devolución.

Estudiantes

  • • Verifica estado de solicitudes antes de buscarlas físicamente.
  • • Devuelve materiales en horario para evitar sanciones.
  • • Usa el FAQ antes de escalar dudas menores.

Sección 12 · FAQ

Preguntas frecuentes

1015 preguntas típicas: aquí respondemos las más frecuentes alineadas con los módulos descritos.

¿Qué hago si olvido mi contraseña?

En la pantalla de ingreso busca el enlace "¿Olvidó su contraseña?" y sigue los pasos. Si la cuenta universitaria no responde, contacta al responsable de TI para que reestablezca el acceso.

¿Qué requisitos debo cumplir antes de ingresar al sistema?

Usar un navegador actualizado, tener conexión estable y contar con credenciales válidas. Verifica que el rol asignado (Super Administrador, Administrador Auxiliar, docente o estudiante) esté activado antes de iniciar sesión.

¿Cómo ingreso a la plataforma MultiLab?

Accede a la URL principal del laboratorio, introduce tu correo institucional y contraseña. Si el sistema solicita un segundo factor, sigue el paso adicional que aparezca en pantalla.

¿Qué muestra el panel principal y cómo lo interpreto?

El panel despliega tarjetas clave como solicitudes recientes, préstamos activos y alertas de inventario. Consulta la barra de estado para detectar bloqueos e ingresa a cada módulo desde los accesos rápidos.

¿Cómo reviso el listado de usuarios registrados?

Desde la gestión de usuarios (solo Super Administrador) filtra por rol, estado o unidad. Puedes usar el buscador para localizar personas por nombre o correo y observar cuándo fue la última actualización.

¿Qué debo hacer con una solicitud pendiente de usuario?

Lee la causa adjunta, verifica datos y decide si apruebas, rechazas o solicitas más información. Todo cambio debe documentarse para conservar trazabilidad.

¿Cómo solicito una reserva en el Aula B202?

Desde el módulo de reservas elige aula, fecha, rango horario y materiales. Agrega el objetivo de la sesión y guarda la solicitud para que el Administrador Auxiliar la revise.

¿Qué significan los estados de reserva?

Pendiente: en revisión (sin confirmación). Aprobada: el Administrador Auxiliar confirmó la hora. En uso: la sesión está activa y el aula se registra como ocupada. Finalizada: la actividad concluyó. Cancelada: la solicitud se anuló y no se puede reactivar.

¿Cómo consulto el inventario disponible?

Ve a gestión de materiales, filtra por categoría o unidad y consulta stock, código y estado. Los registros indican si la unidad está disponible, en préstamo o en mantenimiento.

¿Qué debo verificar antes de aprobar un préstamo?

Confirma que el ítem solicitado esté en estado "Disponible", revisa el stock mínimo y valida que el solicitante tenga permiso para ese material. Registra cualquier anotación antes de dar el visto bueno.

¿Cómo gestiono una devolución de material?

Marca el préstamo como devuelto, registra la condición del equipo y vuelve a ajustar el inventario. Si hay daños, detalla la observación y activa la alerta correspondiente.

¿Dónde encuentro el historial y auditoría?

En la sección de historial puedes filtrar por usuario, material o fecha. Cada acción queda registrada para consultas posteriores sobre préstamos, reservas y cambios en usuarios.